Zum konkreten Vorfall wurde ja schon alles gesagt, ich möchte aber noch einen anderen Gedanken loswerden: Du bist ja nach meinem Verständnis der Chef dieses unsicheren Mitarbeiters. Von großen Unternehmen kenne ich es so, dass es regelmäßige Mitarbeitergespräche gibt, in denen zu Leistung und Entwicklung gesprochen wird. Das würde ich nutzen, um gemeinsam mit der Person zu überlegen, wie sie an ihrem Defizit arbeiten kann, das ja offenbar so gravierend ist, dass es gleich mehreren Personen auffällt. Wenn der Mann sich weiterentwickeln möchte, sollte er genau an dieser Schwachstelle ansetzen. Er könnte ein Rhetoriktraining besuchen oder ein Training zur Persönlichkeitsentwicklung. Ich fänd auch wichtig, ihm zu sagen, dass es dabei nicht nur um ihn geht, sondern im Sinne des Unternehmens ist, dass er an seinem Manko arbeitet. Mitarbeiter brauchen Sicherheit und Verlässlichkeit, sie wollen in Fähigkeiten eines Ranghöheren (der er ja in der Vertretungszeit war) vertrauen können. Außerdem wird von der Unsicherheit eines Menschen auch schnell auf seine Kompetenz geschlossen bzw. ihm diese abgesprochen.
Vielleicht kann er den Vorfall als Chance begreifen, zu lernen und sich zu verbessern. Wenn du das nächste Mal mit dem Bereichsleiter sprichst könntet ihr vereinbaren, dass der Mitarbeiter dann noch einmal eine Chance bekommt, um sich neu zu beweisen.
Gut wäre, wenn er versteht, dass er sich auch selber für seine zukünftige Entwicklung verbessern würde und ihr es schafft, die Irritation im Rahmen des Gesprächs aufzulösen. Ich fänd es z. B. gut, wenn du ihm gegenüber zugestehst, dass auch du einen Fehler gemacht hast, als du ihm nicht sofort mitgeteilt hast, dass bei deiner nächsten Abwesenheit ein anderer deine Vertretung übernehmen wird. Hier einen falschen Grund anzugeben und z. B. eine Rotation vorzuschieben, die ja gar nicht geplant ist, fänd ich einmal mehr unglücklich.
