Schwarzwälder-Kirsch
Neues Mitglied
Guten Nachmittag! Folgende Situation, zu der ich mal einen guten Rat benötigen könnte: Ich arbeite seit Anfang des Jahres in einem recht überschaubaren Familienbetrieb im Büro und hier herrscht eine sehr strenge Dokumentationspflicht.
Da ich bisher nur in einem Betrieb (meinem Ausbildungsbetrieb) gearbeitet habe, den ich jetzt leider wegen Geschäftsaufgabe verlassen musste, habe ich nicht allzuviel Erfahrung, wie es in anderen Büros abläuft, aber sowas hier empfinde ich einfach als total übertrieben.
Papiervorgänge sind hier sowas wie der heilige Gral und ich komme damit zunehmend nicht klar. Überall wird mit "papierlosem Büro" geworben und ich erwische ausgerechnet eines, wo Zettelwirtschaft an der Tagesordnung ist.
Wenn ein Kunde sich z.B, entschließt, mit uns zusammenzuarbeiten, füllt mein Vorgesetzter den zugehörigen Vertrag am PC aus und ich muss dann extra nochmal einen separaten Vertrag aus Papier mit genau demselben ausfüllen, aber händisch.
Diesen muss ich dann ebenfalls nochmal einscannen PLUS kopieren (quasi eine Kopie von der Kopie) und den eingescannten Vertrag auf dem PC im Kundenordner ablegen und den händisch ausgefüllten plus dessen Kopie in einem Ordner abheften.
Furchtbar nervig und zeitraubend ist auch, dass hier generell alles total altmodisch ist. Bestellungen etc. werden z.B. noch gefaxt und das Faxprotokoll muss ich dann zusammen mit dem Bestellformular einscannen und wieder in einen separaten Ordner im PC ablegen, die Originale zusammentackern und im Bestellordner abheften.
Das Allerschlimmste aber ist meiner Meinung nach Folgendes: Es gibt für jeden Kunden zusätzlich zu der riesen Akte im PC auch noch eine Hand-Akte mit Deckblatt, das man bei jedem noch so kleinen Anruf, bei jeder E-Mail vom Kunden usw. entsprechend ausfüllen muss, z.B. "12. Juni 23: E-Mail von Kunde, Betreff: Nachfrage zu Ware XY" => E-Mail beantwortet am 12. Juni", und jetzt kommt der Hammer, ich muss jede (JEDE!) Kunden-E-Mail ausdrucken und hinter das Deckblatt der Hand-Akte heften.. Es ist einfach nur der helle Wahnsinn.
Als mein Vorgesetzter mir das damals so erklärt hat, wie ich vorzugehen habe, habe ich gedacht, er macht einen dummen Scherz, aber nein, dem war nicht so. Hinter den Deckblättern eines jeden Kunden türmen sich förmlich die ausgedruckten E-Mail-Verläufe..
Es macht in meinen Augen schlicht und ergreifend keinen Sinn, alles doppelt und dreifach zu dokumentieren, aber der Geschäftsführer (mein Vorgesetzter) möchte das so, "für die Akte".
Abgesehen davon, dass mir arbeiten auf diese Art und Weise überhaupt keinen Spaß macht, empfinde ich diese extreme Dokumentationspflicht als unfassbar lästig und kontrollierend von Seiten der Geschäftsführung. Ich habe für die wirklich wichtigen Dinge meiner Ansicht nach viel zu wenig Zeit, weil ich so viel Zeit damit verbringe, alles fein säuberlich einzuscannen, abzulegen, zusammenzutackern, abzuheften, 100 mal draufzuschreiben, wann was an wen verschickt wurde etc.pp.
Der Geschäftsführer ist übrigens noch keine 40, ich bin beim Vorstellungsgespräch letzten Dezember daher naiverweise davon ausgegangen, dass er ein cooler, junger Chef ist, aber da habe ich mich wohl bitter getäuscht. Ich werde hier auch nichts ändern können, da dieses "System" vor 20 Jahren von meiner Vorgängerin eingeführt wurde, die damals schon kurz vor der Rente stand und er weigert sich vehement, es zu ändern. Was soll ich bloß machen? Ich drehe hier durch und nirgends gibt es adäquate Stellen, auf die ich mich bewerben könnte.
Da ich bisher nur in einem Betrieb (meinem Ausbildungsbetrieb) gearbeitet habe, den ich jetzt leider wegen Geschäftsaufgabe verlassen musste, habe ich nicht allzuviel Erfahrung, wie es in anderen Büros abläuft, aber sowas hier empfinde ich einfach als total übertrieben.
Papiervorgänge sind hier sowas wie der heilige Gral und ich komme damit zunehmend nicht klar. Überall wird mit "papierlosem Büro" geworben und ich erwische ausgerechnet eines, wo Zettelwirtschaft an der Tagesordnung ist.
Wenn ein Kunde sich z.B, entschließt, mit uns zusammenzuarbeiten, füllt mein Vorgesetzter den zugehörigen Vertrag am PC aus und ich muss dann extra nochmal einen separaten Vertrag aus Papier mit genau demselben ausfüllen, aber händisch.
Diesen muss ich dann ebenfalls nochmal einscannen PLUS kopieren (quasi eine Kopie von der Kopie) und den eingescannten Vertrag auf dem PC im Kundenordner ablegen und den händisch ausgefüllten plus dessen Kopie in einem Ordner abheften.
Furchtbar nervig und zeitraubend ist auch, dass hier generell alles total altmodisch ist. Bestellungen etc. werden z.B. noch gefaxt und das Faxprotokoll muss ich dann zusammen mit dem Bestellformular einscannen und wieder in einen separaten Ordner im PC ablegen, die Originale zusammentackern und im Bestellordner abheften.
Das Allerschlimmste aber ist meiner Meinung nach Folgendes: Es gibt für jeden Kunden zusätzlich zu der riesen Akte im PC auch noch eine Hand-Akte mit Deckblatt, das man bei jedem noch so kleinen Anruf, bei jeder E-Mail vom Kunden usw. entsprechend ausfüllen muss, z.B. "12. Juni 23: E-Mail von Kunde, Betreff: Nachfrage zu Ware XY" => E-Mail beantwortet am 12. Juni", und jetzt kommt der Hammer, ich muss jede (JEDE!) Kunden-E-Mail ausdrucken und hinter das Deckblatt der Hand-Akte heften.. Es ist einfach nur der helle Wahnsinn.
Als mein Vorgesetzter mir das damals so erklärt hat, wie ich vorzugehen habe, habe ich gedacht, er macht einen dummen Scherz, aber nein, dem war nicht so. Hinter den Deckblättern eines jeden Kunden türmen sich förmlich die ausgedruckten E-Mail-Verläufe..
Es macht in meinen Augen schlicht und ergreifend keinen Sinn, alles doppelt und dreifach zu dokumentieren, aber der Geschäftsführer (mein Vorgesetzter) möchte das so, "für die Akte".
Abgesehen davon, dass mir arbeiten auf diese Art und Weise überhaupt keinen Spaß macht, empfinde ich diese extreme Dokumentationspflicht als unfassbar lästig und kontrollierend von Seiten der Geschäftsführung. Ich habe für die wirklich wichtigen Dinge meiner Ansicht nach viel zu wenig Zeit, weil ich so viel Zeit damit verbringe, alles fein säuberlich einzuscannen, abzulegen, zusammenzutackern, abzuheften, 100 mal draufzuschreiben, wann was an wen verschickt wurde etc.pp.
Der Geschäftsführer ist übrigens noch keine 40, ich bin beim Vorstellungsgespräch letzten Dezember daher naiverweise davon ausgegangen, dass er ein cooler, junger Chef ist, aber da habe ich mich wohl bitter getäuscht. Ich werde hier auch nichts ändern können, da dieses "System" vor 20 Jahren von meiner Vorgängerin eingeführt wurde, die damals schon kurz vor der Rente stand und er weigert sich vehement, es zu ändern. Was soll ich bloß machen? Ich drehe hier durch und nirgends gibt es adäquate Stellen, auf die ich mich bewerben könnte.
