Wie kann ich besser mit Stress im Job umgehen?

Hallo liebes HR-Forum,

ich habe leider ein Problem damit, mit einem hohen Arbeitsaufkommen und Stress auf der Arbeit umzugehen. Ich arbeite im Büro im Dienstleistungsbereich und muss meist viele Aufgaben (gefühlt parallel) mit engen Fristen erledigen. Dann klingelt natürlich auch noch das Telefon oder Kolleg*innen kommen ins Büro. Ich merke dann immer, wie ich anfange kopflos zu werden. Das führt dann zu Flüchtigkeitsfehlern, die mir oft sehr unangenehm sind. Nach der Arbeit bin ich dann oft geistig total erschöpft und kann mich kaum noch zu irgendetwas aufraffen. Das finde ich sehr schade, weil ich mein Leben nicht nur für die Arbeit leben will, sondern auch gerne mehr Sport machen oder mir ein anderes Hobby suchen wollen würde. Ein Jobwechsel ist für mich im Moment keine Option.

Habt ihr vielleicht Tipps für mich, wie ich mich besser strukturieren kann und wie mein Arbeitsalltag stressfreier werden könnte?

Ich freue mich schon auf eure Rückmeldungen. 😀

Lena210 meinte:

Habt ihr vielleicht Tipps für mich, wie ich mich besser strukturieren kann und wie mein Arbeitsalltag stressfreier werden könnte?

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Priorisieren.
Und ggf. den reinkommenden Kollege sagen, dass du gerade etwas wichtiges zu tun hast.

Je nach Art der Flüchtigkeitsfehler würde ich mir dafür "Kontrollmechanismen" überlegen.
Hast du z.B. einen Block beim Telefon liegen, auf dem du zu den Anrufen Notizen machst? (Wer? Warum? Welche Prio?)

Leider muss ich meinem Schulfreund zustimmen. Er sagt: Stress macht man sich selbst.

Recht hat er, da ich es schaffe, mir selber Stress zu machen, indem ich vor dem Einschlafen diverse Probleme wälze, die mich daraufhin nicht zur Ruhe bringen.
Nötig wäre davon: nichts!

Gäbe es arbeitsbedingt eine Liste von dem, was zu tun ist, und würde ich isoliert, so gäbe es keinen Stress, da ich motiviert wäre, Dinge der Reihe nach ab zu arbeiten.

Du wirst nicht umhinkommen, dich selber zu reflektieren.

Ein Ausbildungskollege und Ex-Soldat sagte damals zu mir: "Ey Alta, dat musst Du ablaufen lassen wie Wasser an dir".

Prüf nun mal, was passieren würde, wenn Du diesem Spruch ausnahmslos folgen würdest.

Gäbs dann für dich Stress, wenn ja, warum?

Ich mache mir schon viel Stress selbst, weil ich irgendwie immer Angst hab, meinen Job zu verlieren, obwohl es bisher eigentlich keinen Grund dafür
gibt, dass ich mir Sorgen machen müsste. Ich bin Personalerin und habe zum größten Teil administrative Aufgaben. Ich kümmere mich zum Beispiel um Einstellungen, bereite die Gehaltsabrechnung vor etc. Leider bin ich halt auch immer abhängig von Rückmeldungen von Führungskräften und anderen Mitarbeitenden. Die kommen leider oft sehr spät und müssen dann bearbeitet werden, weil zum Beispiel ein Arbeitsvertrag ausläuft oder die Gehaltsabrechnung natürlich pünktlich fertig sein muss. Aufgaben zu priorisieren ist dann halt sehr schwierig. Die Mitarbeitenden wollen natürlich auch, dass ich mich um ihre Anliegen am liebsten sofort kümmere und können teilweise echt penetrant werden…

Als ich von deinem Problem las ratterten gleich mehrere Prinzipien vor meinem geistigen Auge vorbei: Pareto.. Eisenhower.. Hatte überlegt, wie ich die Techniken mit wenig Aufwand beschreibe. Beim Googeln bin ich dann witzigerweise auf einer Seite, einem offenbar kostenlosem Angebot gelandet, das all diese Prinzipien auflistet. Gut möglich, dass dir so einiges davon schon weiterhelfen könnte. Ich mach es mir einfach und verlinke mal hier.

Lena210 meinte:

Leider bin ich halt auch immer abhängig von Rückmeldungen von Führungskräften und anderen Mitarbeitenden. Die kommen leider oft sehr spät und müssen dann bearbeitet werden, weil zum Beispiel ein Arbeitsvertrag ausläuft oder die Gehaltsabrechnung natürlich pünktlich fertig sein muss.

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Das hattest du ja in deinem anderen Strang thematisiert.
Da muss doch mal eine Besprechung zu statt finden, um eine Lösung herbei zu führen?
Hast du noch einen Vorgesetzten?

Neben diversen Werkzeugen zur Priorisierung und Zeitplanung brauchst Du auch Phasen des konzentrierten Arbeitens.
In vielen Firmen ist es angekommen, dass genau diese vielen kleinen Störungen einen enormen Impact auf die Effizienz haben und gleichzeitig die Leute völlig alle machen, weil es Stressfaktoren sind.

Gibt es Möglichkeiten, Dir Zeitfenster zu schaffen, in denen niemand in Dein Büro kommmt und Dein Telefon nicht klingelt? Was mir spontan einfällt, wären
- Gleitzeit (arbeiten, wenn andere nicht da sind - auf einer alten Arbeitsstellle hat die Buchhalterin um sechs angefangen, weil sie dann 1,5 Stunden am Stück arbeiten konnte, ohne gestört zu werden - das war ihre produktivste Zeit, hat sie immer gesagt)
- Homeoffice
- Telefon-/Sprechzeiten einrichten (zum Beispiel von zehn bis zwei, davor und danach muss es bis später oder morgen warten)

Gibt es Kolleg*innen mit gleichen oder ähnlichen Aufgaben, mit denen Du Dich dazu einteilen könntest?

Hast Du all diese Sachen schon einmal mit Deinen Vorgesetzten besprochen?

Setz Vorgesetzten und anderen Abteilungen Fristen. Bei Gehaltsabrechnunen zum Beispiel: "Ich benötige die Rückmeldung bis zum 10.05. um 12:00, da das Gehalt sonst nicht mehr im Mai ausgezahlt werden kann."

Dann haben die es selbst in der Hand, ob es klappt oder nicht.

Stell das Telefon für ein paar Stunden am Tag auf den AB um, damit du ungestört arbeiten kannst. Wenn du mehrere Dinge gleichzeitig erledigen sollst, schreib deinen Vorgesetzten eine Mail, was du gerade schon bearbeitest und das du mit der neuen Aufgabe wahrscheinlich nicht alles schaffen wirst. Man soll dir bitte schreiben, welche Aufgabe Priorität hat und welche ggf. unerledigt bleiben soll.

Lena210 meinte:

Habt ihr vielleicht Tipps für mich, wie ich mich besser strukturieren kann und wie mein Arbeitsalltag stressfreier werden könnte?

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Hallo Lena,

hier ein paar Tipps:
- im Teams den Status großzügiger auf "nicht stören" setzen
- Terminblocker in Outlook: z. B. "ToDos" und dann mal 3 Stunden blockieren, ggf. den Termin auf "privat" setzen. Muss ja nicht jeder sehen, was du in der Zeit machst
- das Telefon nur kurz abnehmen und sagen, dass du zurückrufst oder sie es später noch einmal versuchen sollen
- dito bei Kollegen, die ins Büro schneien
- morgens eine Stunde früher als die Kollegen da sein, da schafft man unheimlich viel weg und wird nicht gestört
- Pausen machen: Gehe in der Mittagspause eine Runde um den Block und öfter zwischendurch mal in die Teeküche zum Plausch
- im Homeoffice habe ich mir angewöhnt, mich jeden Tag zu einer festen Uhrzeit für 20min auszuklinken und eine Entspannungsübung zu machen. (Natürlich keine Arbeitszeit)

Allgemein wichtig ist Grenzen zu setzen und rigoros "Nein, jetzt nicht" sagen. Wenn sich dein Vorgesetzter beschwert, solltest Du anbringen, dass Du auch in seinem Sinne die Arbeiten korrekt und strukturiert ausführen möchtest und dir dafür einen Rahmen schaffst, weil das in der Vergangenheit hin und wieder nicht gut geklappt hat. Ggf. muss er noch jemanden einstellen.

Lena210 meinte:

Ich mache mir schon viel Stress selbst, weil ich irgendwie immer Angst hab, meinen Job zu verlieren, obwohl es bisher eigentlich keinen Grund dafür
gibt, dass ich mir Sorgen machen müsste. Ich bin Personalerin und habe zum größten Teil administrative Aufgaben. Ich kümmere mich zum Beispiel um Einstellungen, bereite die Gehaltsabrechnung vor etc. Leider bin ich halt auch immer abhängig von Rückmeldungen von Führungskräften und anderen Mitarbeitenden. Die kommen leider oft sehr spät und müssen dann bearbeitet werden, weil zum Beispiel ein Arbeitsvertrag ausläuft oder die Gehaltsabrechnung natürlich pünktlich fertig sein muss. Aufgaben zu priorisieren ist dann halt sehr schwierig. Die Mitarbeitenden wollen natürlich auch, dass ich mich um ihre Anliegen am liebsten sofort kümmere und können teilweise echt penetrant werden…

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Mit der Angst, deinen Job zu verlieren bist Du nicht alleine. Das kann dir leider immer und mitunter recht schnell passieren und hängt 0,0 von deiner Performance ab. Beispiel war bei mir ein Wechsel im Vorstand, der alles umgekrempelt hat. Innerhalb weniger Monate hat bei uns die Hälfte der Führungsetage gefehlt. Du musst dich mit dem Gedanken anfreunden und dir bewusst machen, dass es IMMER weiter geht 🙂

Deine Aufgaben sind typisch für eine Personalerin und ich habe den Eindruck, dass du damit überfordert bist. Warum kannst Du Fragen von Mitarbeiterin nicht ad hoc beantworten, sind die immer so kompliziert, dass du zuvor Rücksprache halten musst oder dich informieren musst? Bist du Berufsanfängerin? Wer arbeitet dich ein?
Auch in anderen Bereichen ist es typisch, dass in regelmäßigen Zyklen die Arbeit kurz stressig wird. z. B. bei Monats, Quartals oder Jahresabschlüssen. Das ist normal. Du kannst nur eins nach dem anderen machen. Und du DARFST eins nach dem anderen machen. In deinem Tempo! Das ist eine Einstellungssache und das kannst du lernen.

Wenn sich langfristig allerdings nichts ändert, wäre ein Jobwechsel aber evtl. doch eine Option. Habe nicht herausgelesen, dass dir deine Arbeit Spaß macht.

Alles Gute 🙂

Lena210 meinte:

Ich mache mir schon viel Stress selbst, weil ich irgendwie immer Angst hab, meinen Job zu verlieren, obwohl es bisher eigentlich keinen Grund dafür
gibt, dass ich mir Sorgen machen müsste.

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Ich hatte früher auch oft Angst davor, weil mal Fehler passiert sind, man doch hätte mehr geben können, etc.. Mit der Zeit wurde ich da aber wesentlich gelassener, weil man mitbekommt was andere so können, sich leisten, etc.. Was da teilweise für Nasen unterwegs sind ist wirklich unbeschreiblich.

In dieser Beziehung kann der (gesunde) Vergleich dann doch helfen