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neuer Job, Unternehmen total chaotisch, komme auf keinen grünen Zweig

Aeolyn

Mitglied
Guten Morgen ihr Lieben! :)

Bisher war ich nur stille Mitleserin, aber heute brauche ich selbst mal einen Ratschlag. Ich bin 35 und von Beruf Notarfachangestellte. Da ich in meiner vorherigen Anstellung branchenfremd als Schwangerschaftsvertretung am Empfang einer Werbeagentur gearbeitet habe, brauchte ich zum Ende der Vertretungszeit eine neue Stelle. Im Dezember 2018 hatte ich dann ein Gespräch in einer Notarkanzlei mit einem sehr jungen Notar sowie 6 Angestellten. Im Gespräch wirkte alles sehr professionell und ich ging eigentlich schon davon aus, dass ich mich hier wohlfühlen werde. Als dann die Zusage kam, dass ich am 01.01.2019 anfangen könne, war ich überglücklich.

Leider habe ich aber sehr schnell gemerkt, dass diese Kanzlei alles andere als professionell arbeitet. Um nur mal ein paar Punkte aufzuführen:

- alles ist total chaotisch und unorganisiert. Bei den Mitarbeitern stapeln sich massenweise Akten auf den Tischen, neben den Tischen, unter den Tischen, auf den Fensterbänken und keiner weiß so recht, was er eigentlich gerade bearbeitet und ob Akte XY derzeit bei ihm liegt, im Schrank hängt, im Archiv ist oder oder oder..

- beim Chef im Büro sieht es genauso aus. Wenn ich dann z.B, in sein Büro komme und dringend eine Akte brauche, die laut PC-Programm derzeit von ihm bearbeitet wird, zuckt er nur mit den Schultern und fordert mich auf, seinen unorganisierten Haufen an Akten, die überall im Zimmer verteilt liegen, zu durchwühlen, da er selber keine Zeit dafür hat, oder halt woanders nachzusehen. Das kostet nicht nur enorm viel Zeit, es macht einen "Arbeitsfluss" eigentlich so gut wie unmöglich

- jeder wirkt irgendwie überfordert. Von den 6 (mit mir jetzt 7) Mitarbeitern sind 4 Teilzeitkräfte, die unregelmäßig morgens kommen, drei Stunden arbeiten, oder zumindest so tun als ob und dann wieder gehen. Es gibt keine Übergabe o.ä. und sobald diese TZ-Kräfte dann Feierabend haben, wird über sie hergezogen, wie unfähig sie doch wären, dass man alles für sie aufarbeiten müsse etc.pp.

- und jetzt das, in meinen Augen, Schlimmste: Es gibt wöchentliche Team-Meetings, die offenbar dafür gedacht sind, Fehler anzusprechen und auszumerzen. Es wird aber jede Woche so ziemlich dasselbe besprochen, es heißt von Seiten des Chefs, man solle dies, das und jenes ändern und in der kommenden Woche gibt es wieder ein Meeting, weil diese Änderungen nicht funktionieren.
Besonders schlimm finde ich, dass in den Meetings Mitarbeiter gezielt auf ihre Fehler angesprochen und vor allen anderen bloßgestellt werden ("Frau Müller hat dies und das WIEDER vergessen. Mich würde mal interessieren, was Sie anderen hier von dieser Unfähigkeit halten, denn nichts anderes ist es doch!"). Ich habe vor jedem dieser Meetings schon Scheißausbrüche und Herzrasen, weil ich Angst habe, dass diesmal ich dran sein könnte und mich vor versammelter Mannschaft rechtfertigen muss.


So und nun habe ich keine Ahnung, was ich tun soll. Mir graut es vor jeder neuen Arbeitswoche, aber wegbewerben ist in meinem Alter leider auch nicht so einfach (Mitte 30, keine Kinder, oft die Arbeitsstelle wechseln müssen wegen Befristungen). Ich wurde trotz Bewerbungstrainings und professioneller Überarbeitung meiner Bewerbungsunterlagen nur zu diesem einen Gespräch eingeladen. :( Ich hoffe, jemand kann mir einen Rat geben.


 
Zuletzt bearbeitet:

Booyah

Mitglied
Hallo Aeolyn,
das mit den wöchentlichen Meetings ist doch ein guter Ausgangspunkt um das Ordnungsproblem anzugehen.

Du sagst, dass es ein sehr junger Notar ist und anscheinend läuft es ja ziemlich gut, wenn er 3 Vollzeit- und 4 Teilzeit-Beschäftigte und Berge an Klienten hat.
Dann kann es sein, dass er "nur" in seine Arbeit vertieft ist und keine Ahnung von Büroleitung hat.
Aufstiegschancen ;)

Geh das Problem selbst an.
Entwickle ein Konzept, wie man Ordnung schafft, finde heraus, was neue Regale und Ablagesysteme kosten, wo sie hinkönnen, geh dann zum Chef und erkläre ihm, wie viel Geld er spart, wenn seine Mitarbeiter (und er!) Zeit gewinnen würden, wenn man auf Anhieb Akten wiederfinden kann.

Was die Meetings angeht, weiß ich nicht, ob es dir hilft, aber nach meiner eigenen Erfahrung, kannst du diese persönlichen Angriffe nicht von heute auf morgen abstellen, auch, wenn du mit dem Chef darüber redest. Es könnte es sogar verschlimmern.
Ich an deiner Stelle würde es etwas gelassener angehen: Du weißt, wie du arbeitest und weißt, dass du dienen Job gut machst. Wenn die anderen über andere herziehen müssen, brauchst du dich nicht dran beteiligen und wenn die dann doch mal was gegen dich sagen: Kritik ist gut. Dann nimm es an und ändere es das nächste Mal. Das "wieder" ist da etwas schlimmer, aber dem kannst du ja entgegenwirken.
 

Aeolyn

Mitglied
Hallo Aeolyn,
das mit den wöchentlichen Meetings ist doch ein guter Ausgangspunkt um das Ordnungsproblem anzugehen.

Du sagst, dass es ein sehr junger Notar ist und anscheinend läuft es ja ziemlich gut, wenn er 3 Vollzeit- und 4 Teilzeit-Beschäftigte und Berge an Klienten hat.
Dann kann es sein, dass er "nur" in seine Arbeit vertieft ist und keine Ahnung von Büroleitung hat.
Aufstiegschancen ;)

Geh das Problem selbst an.
Entwickle ein Konzept, wie man Ordnung schafft, finde heraus, was neue Regale und Ablagesysteme kosten, wo sie hinkönnen, geh dann zum Chef und erkläre ihm, wie viel Geld er spart, wenn seine Mitarbeiter (und er!) Zeit gewinnen würden, wenn man auf Anhieb Akten wiederfinden kann.

Was die Meetings angeht, weiß ich nicht, ob es dir hilft, aber nach meiner eigenen Erfahrung, kannst du diese persönlichen Angriffe nicht von heute auf morgen abstellen, auch, wenn du mit dem Chef darüber redest. Es könnte es sogar verschlimmern.
Ich an deiner Stelle würde es etwas gelassener angehen: Du weißt, wie du arbeitest und weißt, dass du dienen Job gut machst. Wenn die anderen über andere herziehen müssen, brauchst du dich nicht dran beteiligen und wenn die dann doch mal was gegen dich sagen: Kritik ist gut. Dann nimm es an und ändere es das nächste Mal. Das "wieder" ist da etwas schlimmer, aber dem kannst du ja entgegenwirken.

Hallo Booyah,

das Problem hierbei ist leider etwas komplexer. Eine Art Büroleitung gibt es schon, deren Arbeitsmoral ist aber jener des Notars sehr ähnlich, also ebenso chaotisch, zehn Sachen gleichzeitig auf dem Tisch, aber sie überblickt ihr Chaos noch einigermaßen und "überwacht" immer die anderen Mitarbeiter, um dies dann dem Notar zu petzen.

Das Problem ist, Dinge, die mir in diesen Meetings ab und an angekreidet werden, KANN ich nicht ändern. Ich kann nichts dafür, dass ich mitunter langsam arbeiten muss, weil ich Akten nicht finde und diese dann nach Stunden des Suchens irgendwo im Kellerarchiv finde, obwohl sie aktuell sind.Wenn ich dann anspreche, dass es an der allgemeinen Unordnung liegt und man doch mal gemeinsam einen Arbeitstag aufwenden könne, um dieser entgegenzuwirken, heißt es nur dafür hätte man keine Zeit und man würde hier nunmal so arbeiten und damit müsse ich klarkommen.. zudem würde es in anderen Kanzleien auch nicht besser aussehen.. es ist also auch nicht wirklich die Bereitschaft da, was zu ändern, obwohl man ja sieht, dass die ständige Sucherei in dem Chaos Zeit kostet.

Ja es gibt einen Haufen Klienten hier, aber die Frage ist halt, wie lange noch. Viele kommen pünktlich zum Termin und müssen dann noch 1-1,5h warten, bis sie dran sind, weil wieder irgendwelche Unterlagen fehlen oder was auch immer. Dass die kein zweites Mal mehr die Dienste dieses Notars in Anspruch nehmen werden, sollte klar sein. ;)
 

Booyah

Mitglied
Hmmmm...
Haben die anderen denn kein Problem Akten zu finden?
Wenn "wir nun mal so arbeiten" ist die Frage, ob sie tatsächlich damit klar kommen.

Wenn ja, dann kann es sein, dass du da nur noch nicht durchgestiegen bist.
Ohne dich angreifen zu wollen, aber vielleicht gibt es tatsächlich ein System, welches die anderen haben.
z.B. "Stapel Fenster brauche ich übermorgen, Stapel links brauche ich morgen, Stapel rechts heute. Kollegin XY braucht Akte FF morgen, welches ich übermorgen brauche, sieht man im Kalender, kann sie selber raussuchen."

Anders gesagt, weiß jede der Anderen, was die Andere tut und somit, wo welche Akte liegt.
In diesem Fall kann es nicht schaden etwas "unterwürfig" zu sein. Damit meine ich, wenn du eine Akte im Chaos findest, kannst du fragen, warum sie genau da lag.
Hier ist es aber so, dass andere dann pampig werden, liegt oft daran, dass die sich grundlos angegriffen fühlen.
Deswegen das "unterwürfig", dann fühlen die sich überlegen und wollen einen belehren...
Hier musst du aber aufpassen, dass du in anderen Situationen Stärke zeigst, sonst wollen die dich immer belehren.
Jedenfalls könntest du dann so hinter das System kommen, was dir jetzt als Chaotisch vorkommt.

Dann noch das andere wenn: Wenn die auch nicht damit klar kommen.
Dann suche dir Verbündete. Spreche es an, wenn jemand anders gerade etwas sucht und du merkst, dass sie es seit 15 Minuten nicht findet.
Hier ist es aber unbedingt notwendig einen Plan zu haben.
Zu sagen "Lass mal aufräumen" reicht nicht.
Es muss ein konkretes Beispiel her "Regal da, Blaue Ordner für das, Rote Ordner dafür, wenn das dann so und wenn anders dann so."
Lass Spielraum über, so dass andere ihren Senf hinzufügen können, dann wird es eher angenommen.
Überfall sie auch nicht, sondern wie gesagt mit Verbündeten.
Spreche öffentlich in der Kaffeepause über deine Idee, aber auch beiläufig, nicht gezwungen ala "Jetzt reden wir darüber", sondern "Ach die Akte war da und da, obwohl es so und so war... Warum machen wir das nicht so und so oder was hälst du von?".
So kannst du den Senf der Anderen auch schon vorher erfahren und bei einem eurer Meetings es dann so einfügen, dass es auf akzeptanz bei den anderen stöst, wo der Chef und die Büroleiterin dann vielleicht ihre Ansicht überdenken.

Du darfst nicht vergessen, dass es ein langsamer Prozess ist.
Menschen sind Gewohnheitstiere und auch wenn etwas besser für sie ist, wollen sie es ungern ändern.
Du hast es nun schon 5 Monate so ausgehalten, dann kannst du das 1-2 Monate weiter machen.
 

blackstone

Aktives Mitglied
Schau dir das eine Weile an, versuch, wenn du magst mal Vorschläge zur Optimierung der Büroarbeit zu machen. Andererseits bist du ja nur eine von vielen Angestellten und der Sinneswandel muss von oben kommen.

Ansonsten, Probezeit für BEIDE Parteien da. Wenn du es gar nicht mehr aushältst, dann such dir nebenbei am besten sofort etwas Neues. Für den Moment hast du einen Arbeitsplatz und somit eine bequeme Position dich noch mal in die Jobsuche zu hängen. Wenn du was findest, dann kannst du auch schnell aus deinem jetzigen in den neuen Vertrag rein.

Wenn es schon so anfängt würde ich mir immer überlegen, jetzt lieber den Jobsuchstress noch mal durchzumachen oder die nächsten Jahre den anderen zu ertragen.
 

Aeolyn

Mitglied
Andererseits bist du ja nur eine von vielen Angestellten und der Sinneswandel muss von oben kommen.
Richtig, und genau das scheint das Problem zu sein. Der Chef hält sich für unfehlbar, seine Büroleitung ebenso, wahrscheinlich weil sie die Einzige ist (neben ihm), die ein Studium vorzuweisen hat. Mit ihr kann man sogar drüber diskutieren, in welcher Reihenfolge man die Kaffeetassen im Schrank anzuordnen hat, weil sie grundsätzlich alles besser weiß und sich auch überall einmischt. Daher denke ich, ist es ein Kampf gegen Windmühlen.. ich werde mir das noch eine Weile anschauen und nebenbei eben wieder nach Stellen schauen, denn ich glaube nicht, dass ich mit dieser merkwrüdigen, unstrukturierten Arbeitsmoral auf Dauer zruecht komme..
 

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